Handeln Sie jetzt, die Zeit ist abgelaufen: E-Mail-Archivierung ist seit Januar 2017 Pflicht!
Achten Sie darauf: Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/E-Mail-Archivierung keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.
Bis zum 31.12.2016 gab es noch Schon- und Übergangsfristen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ohne Wenn und Aber. Alle anderen Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen werden an diesem Stichtag hinfällig. Davon betroffen ist auch das Thema E-Mail Archivierung. GoBD des Bundesfinanzministeriums und E-Mail-Archivierung.
Grundsätzliches zur E-Mail Archivierung
E-Mail-Archivierung betrifft heutzutage jedes Unternehmen, denn E-Mails werden in jedem Unternehmen genutzt. Wer seine geschäftlichen E-Mails vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese nicht archiviert, begeht eine Straftat und riskiert hohe Bußgelder.
Seit Januar 2017 müssen alle eingehenden elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege in dem Format unveränderbar aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Das gilt auch für steuerlich relevante Anhänge wie zum Beispiel Angebote oder Rechnungen. Diese Daten müssen auffindbar, verfügbar, manipulationssicher und maschinell auswertbar sein. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert und geordnet aufbewahrt werden. Zusätzlich ist ihr Eingang, ihre Archivierung und die weitere Verarbeitung zu protokollieren.
Nach den neuen Anforderungen der GoBD reicht es nicht die Daten in einem Dateisystem abzulegen oder sie auszudrucken und in Papierform zu archivieren. Des Weiteren dürfen keine Informationen verfälscht, unterdrückt oder gelöscht werden.
Sämtliche Dokumente müssen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos einzusehen und zu durchsuchen sein. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Je nach Art der E-Mails und ihrer steuerlichen Relevanz ist eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren einzuhalten. Für Unternehmen mit digitalem Geschäftsverkehr bedeutet das einen großen Aufwand, denn sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Handelsbriefe etc. sind entsprechend den GoBD zu archivieren und jederzeit abrufbereit zu halten.
Rechtssicher archivieren mit leistungsfähiger Software
Für Unternehmen – selbst für kleine Betriebe – ist die Aufgabe der rechtssicheren E-Mail Archivierung, die alle steuerrelevanten Vorschriften erfüllt, auf manuelle Weise kaum oder nur mit hohen Kosten zu bewältigen. Das gilt erst recht, wenn auch private Nachrichten einbezogen werden. Die beste und günstigste Lösung ist eine leistungsfähige Software für die E-Mail Archivierung, die sämtliche Anforderungen an Rechtssicherheit erfüllt und zusätzlich über Funktionen verfügt, die zum Beispiel eine einfache Suche ermöglichen.
Rechtssichere Software muss folgende Aufgaben erfüllen:
1. E-Mails müssen vollständig erfasst und archiviert werden.
2. Die Archivierung muss originalgetreu und ohne Verluste von Informationen erfolgen.
3. Alle Nachrichten müssen so lange vor dem Zugriff von einfachen Benutzern geschützt sein, wie es die Aufbewahrungsfristen vorschreiben, damit keine E-Mails vorzeitig gelöscht werden können.
4. Archivierte E-Mails müssen vor Manipulationen sicher sein.
5. Dokumente müssen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos einsehbar sein.
Es sollte deutlich geworden sein, dass eine sichere E-Mail Archivierung ein sehr komplexes Thema ist, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf. Dies gilt für Freiberufler und Einzelunternehmer genauso wie für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Großkonzerne.
Professionelle E-Mail-Archivierung
Rechtskonforme E-Mail-Archivierung ist ohne eine professionelle Archivierungslösung nicht zu erreichen.
Mit der manuellen Speicherung einer E-Mail als PDF-Datei ist das Ganze nicht erledigt. Die Informationen des Headers, z. B. Informationen zum Absender, gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist. Zudem erfolgt damit keine Dokumentation.
Nur eine professionelle E-Mail-Archivierung kann allen Anforderungen entsprechen. Vermeiden Sie nicht nur Strafen und Bußgelder der Steuerbehörde, sondern auch Rechtsnachteile wie z.B. steuerlichen Schätzungen, Beweisverluste, Gutachten oder Prozesse im normalen Geschäftsbetrieb.
Wir von Uckert Technology Service GmbH bieten unseren Kunden seit einiger Zeit mehrere Lösungen zur rechtssicheren und komfortablen Archivierung Ihrer Daten.
Sie möchten sich über eine professionelle E-Mail-Archivierung informieren?
Dann füllen Sie jetzt folgendes Formular aus. Wir bieten eine kostenlose Erstberatung und melden uns umgehend bei Ihnen zurück.
Die mit * gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden.
